Elektroniczne orzeczenia lekarskie od 17 kwietnia 2026 – co zmienia się w kadrach i płacach?
17 kwietnia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących badań medycyny pracy, które mają bezpośredni wpływ na obszar kadr i płac oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja rozporządzenia Ministra Zdrowia wprowadza możliwość wystawiania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej, co stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesów HR i obsługi pracowników.
Elektroniczne orzeczenia lekarskie – na czym polega zmiana?
Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich w medycynie pracy. Oznacza to, że:
✔️ lekarz będzie mógł wystawić orzeczenie w formie cyfrowej,
✔️ dokument zostanie zapisany w Systemie Informacji Medycznej,
✔️ orzeczenie automatycznie trafi na Internetowe Konto Pacjenta (IKP).
Dla działów kadrowo-płacowych oznacza to uproszczenie obiegu dokumentów oraz ograniczenie konieczności przechowywania papierowych zaświadczeń.
Okres przejściowy – papierowe orzeczenia nadal możliwe
Choć cyfryzacja dokumentacji pracowniczej postępuje, ustawodawca przewidział okres przejściowy (do 6 miesięcy).
W tym czasie:
✔️ nadal możliwe będzie wystawianie orzeczeń lekarskich w formie papierowej,
✔️ papierowa wersja będzie dostępna m.in. na żądanie pracownika lub w przypadku problemów technicznych.
To ważna informacja dla pracodawców i działów kadr, którzy muszą być przygotowani na funkcjonowanie dwóch form dokumentacji jednocześnie.
Nowy wzór orzeczenia lekarskiego – mniej danych dla pracodawcy
Zmiany obejmują także nowy wzór orzeczenia lekarskiego, który wpływa na zakres informacji przekazywanych pracodawcy.
Zgodnie z nowymi przepisami:
– pracodawca otrzyma wyłącznie podstawowe informacje o zdolności lub braku zdolności do pracy,
– zakres danych będzie ograniczony i dostosowany do rodzaju badania.
To istotna zmiana z punktu widzenia ochrony danych oraz obowiązków pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej.
Zalecenia lekarskie – tylko dla pracownika
Nowością są również dodatkowe zalecenia zdrowotne lekarza medycyny pracy, które:
✔️ mogą dotyczyć warunków pracy lub konieczności zmiany stanowiska,
✔️ mogą obejmować działania profilaktyczne lub aspekty zdrowia niezwiązane bezpośrednio z pracą,
✔️ będą dostępne wyłącznie na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP).
❗ Co ważne – te zalecenia nie będą przekazywane pracodawcy, co ma znaczenie dla poufności informacji medycznych pracownika.
Co zmiany oznaczają dla pracodawców?
Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń lekarskich to kolejny etap cyfryzacji w obszarze kadr i płac, który:
✔️ usprawni obieg dokumentów pracowniczych,
✔️ ograniczy ryzyko zagubienia dokumentów,
✔️ wymaga dostosowania procedur kadrowych do nowych przepisów.
Z perspektywy biura rachunkowego
Zmiany w przepisach dotyczących medycyny pracy to kolejny przykład, jak dynamicznie zmienia się prawo pracy. Dlatego warto mieć wsparcie specjalistów, którzy na bieżąco monitorują zmiany i dbają o prawidłową obsługę kadrowo-płacową.