Działalność gospodarcza

Rok 2025 przynosi liczne zmiany w przepisach prawa gospodarczego i podatkowego, które bezpośrednio wpłyną na funkcjonowanie spółek prawa handlowego. Zmiany obejmują nie tylko kwestie fiskalne, ale także nowe wymagania dotyczące sprawozdawczości i transparentności finansowej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich, na które zarządy spółek powinny zwrócić szczególną uwagę.

1. Obowiązkowy KSeF dla spółek od lipca 2025 roku

Od 1 lipca 2025 r. wszystkie spółki zarejestrowane w Polsce będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Wprowadzenie KSeF jako jedynej formy fakturowania oznacza:

• obowiązek stosowania e-faktur w strukturze ustandaryzowanej (XML),

• konieczność integracji systemów księgowych z KSeF,

• natychmiastowy dostęp organów skarbowych do dokumentacji sprzedażowej.

Niedostosowanie się do nowych wymagań może skutkować karami finansowymi. Warto już teraz rozpocząć wdrażanie odpowiednich narzędzi IT i szkolić zespoły księgowe.

2. Zmiany w zakresie cen transferowych

Od 2025 roku rozszerzony zostaje katalog podmiotów objętych obowiązkiem dokumentacyjnym cen transferowych. Główne zmiany obejmują:

• niższy limit przychodów (10 mln zł) powodujący obowiązek przygotowania lokalnej dokumentacji cen transferowych,

• nowy obowiązek informacyjny dotyczący łańcucha dostaw i transakcji z podmiotami powiązanymi,

• zaostrzone sankcje za brak dokumentacji lub nierzetelne dane (nawet do 1 mln zł kary).

Spółki powinny zrewidować swoje transakcje z podmiotami powiązanymi i zapewnić zgodność z aktualnymi przepisami.

3. Nowe zasady raportowania ESG (Environmental, Social, Governance)

Od 2025 roku coraz więcej spółek będzie objętych obowiązkiem niefinansowego raportowania w zakresie zrównoważonego rozwoju. Wymagania wynikają z dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), która będzie obowiązywać:

• spółki notowane na giełdzie (zatrudniające > 250 osób lub z przychodem > 40 mln EUR),

• inne duże jednostki spełniające kryteria wielkości (przychody, zatrudnienie, bilans).

Raporty ESG będą musiały zawierać m.in.: dane środowiskowe, społeczne, dotyczące ładu korporacyjnego oraz szczegółowe metodyki pomiaru. Dla wielu firm oznacza to konieczność zatrudnienia ekspertów lub współpracy z wyspecjalizowanymi doradcami.

4. Podatek minimalny dla spółek kapitałowych

Od 1 stycznia 2025 r. ponownie wszedł w życie tzw. podatek minimalny CIT, zawieszony na lata 2022–2024. Dotyczy on spółek:

• które w danym roku podatkowym wykazują stratę podatkową, lub

• których rentowność (udział dochodu w przychodzie) jest niższa niż 2%.

Stawka podatku minimalnego wynosi 10% podstawy opodatkowania, a podstawę stanowi suma określonych kosztów (m.in. leasing, usługi niematerialne) oraz przychody. Warto dokonać analizy finansowej, aby zidentyfikować ryzyka związane z objęciem spółki nowym podatkiem.

5. Zmiany w terminach i strukturze sprawozdań finansowych

Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmiany w zakresie struktury logicznej sprawozdań finansowych oraz ich terminowego składania. Kluczowe zmiany to:

• obowiązkowe stosowanie nowych schematów XBRL dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych,

• konieczność publikacji sprawozdań w repozytorium KRS w nowej strukturze danych,

• sankcje za nieterminowe złożenie dokumentów (do 1 mln zł grzywny dla członków zarządu).

Spółki powinny dostosować swoje systemy księgowe i kontrolne do nowych wymagań.

Podsumowanie

2025 rok przynosi rewolucyjne zmiany dla spółek prawa handlowego, szczególnie w obszarze raportowania, cyfryzacji i fiskalizacji. Przedsiębiorstwa powinny niezwłocznie rozpoczać przygotowania do nowych obowiązków, w tym dostosować infrastrukturę IT, przeszkolić pracowników oraz skonsultować się z doradcami podatkowymi i audytorami. Dobrze przygotowana spółka to taka, która potrafi z wyprzedzeniem reagować na zmiany regulacyjne i minimalizować ryzyko finansowe.

Krok 1: Wybór formy prawnej działalności gospodarczej

Pierwszą i kluczową decyzją, jaką musisz podjąć, jest wybór formy prawnej, w jakiej będziesz prowadzić swój biznes. To od niej zależy sposób opodatkowania, odpowiedzialność majątkowa, obowiązki księgowe, a także możliwości rozwoju firmy.

Najpopularniejsze formy prawne:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najprostsza i najtańsza forma, idealna dla freelancerów, rzemieślników czy małych przedsiębiorców. Zakłada ją jedna osoba, która odpowiada całym swoim majątkiem.

• Spółka cywilna – przeznaczona dla co najmniej dwóch wspólników, którzy prowadzą działalność na podstawie umowy cywilnoprawnej.

• Spółka jawna – forma spółki osobowej rejestrowana w KRS, w której wspólnicy odpowiadają solidarnie za zobowiązania firmy.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – bardzo popularna forma, szczególnie wśród firm, które chcą ograniczyć ryzyko osobiste. Minimalny kapitał zakładowy to 5 000 zł.

• Spółka akcyjna (S.A.) – forma dla dużych przedsięwzięć, umożliwia pozyskiwanie kapitału przez emisję akcji.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze:

• Rodzaj działalności – np. JDG świetnie sprawdzi się przy jednoosobowych usługach księgowych, ale już działalność produkcyjna może wymagać bardziej rozbudowanej struktury.

• Liczba wspólników – spółki będą konieczne, jeśli firma będzie miała więcej niż jednego właściciela.

• Odpowiedzialność – chcesz ograniczyć odpowiedzialność prywatnym majątkiem? Wybierz sp. z o.o.

• Koszty i obsługa księgowa – JDG można rozliczać uproszczoną księgowością, spółki kapitałowe wymagają pełnej księgowości.

Krok 2: Rejestracja firmy

Dla jednoosobowej działalności i spółki cywilnej:

• Rejestracja odbywa się w CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Możesz to zrobić:

  • online (www.ceidg.gov.pl) za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu,

  • osobiście w urzędzie miasta lub gminy.

Dla spółek prawa handlowego (np. sp. z o.o.):

• Rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

• Konieczne jest przygotowanie umowy spółki (w formie aktu notarialnego lub przez system S24), wniesienie kapitału zakładowego i złożenie odpowiednich dokumentów do sądu rejestrowego.

👉 Przykład: Jeśli chcesz założyć sp. z o.o. z partnerem biznesowym, możecie szybko zrobić to przez system S24, gdzie gotowy wzór umowy dostępny jest online.

Krok 3: Wybór nazwy firmy

Nazwa firmy powinna być:

• Unikalna – sprawdź ją w CEIDG, KRS lub wyszukiwarce GUS.

• Zgodna z działalnością – np. „Projekt-Studio Anna Nowak” od razu sugeruje branżę.

• Pamiętliwa i prosta – unikasz trudnych skrótów, liczb i nazw niepasujących do branży.

💡 Wskazówka: W przypadku JDG, nazwa musi zawierać imię i nazwisko właściciela, np. „Jan Kowalski Fotografia”.

Krok 4: Uzyskanie numerów REGON i NIP

Po poprawnej rejestracji firmy:

• Numer REGON (nadawany przez GUS) i NIP (nadawany przez urząd skarbowy) otrzymasz automatycznie – nie musisz składać dodatkowych wniosków.

Możesz je sprawdzić w bazach CEIDG lub KRS kilka dni po rejestracji.

Krok 5: Rejestracja w ZUS

Jako przedsiębiorca masz obowiązek zgłoszenia siebie (i ewentualnych pracowników) do ubezpieczeń społecznych.

• Formularz ZUS ZUA – gdy podlegasz wszystkim ubezpieczeniom (społecznym i zdrowotnemu),

• Formularz ZUS ZZA – tylko ubezpieczenie zdrowotne (np. przy równoległym zatrudnieniu na etacie).

🧾 Przykład: Jeśli prowadzisz JDG i nigdzie indziej nie pracujesz – wypełniasz ZUS ZUA.

💡 Przez pierwsze 6 miesięcy możesz skorzystać z ulgi na start, a następnie z preferencyjnych składek ZUS przez kolejne 24 miesiące.

Krok 6: Wybór formy opodatkowania

Podczas rejestracji musisz wybrać sposób, w jaki będziesz rozliczać się z urzędem skarbowym:

• Zasady ogólne (skala podatkowa) – 12% i 32% (próg 120 000 zł). Dobra opcja, jeśli masz wysokie koszty uzyskania przychodu.

• Podatek liniowy – 19%, bez względu na dochód, ale bez możliwości skorzystania z ulg.

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – atrakcyjny dla usług np. IT, gastronomii. Stawki od 2% do 17%, ale bez kosztów.

• Karta podatkowa – tylko dla wybranych działalności, np. fryzjer, mechanik. Niski, stały podatek, brak obowiązku prowadzenia księgowości.

🧮 Przykład: Programista zarabiający 20 000 zł miesięcznie może wybrać ryczałt 12%, co bywa korzystniejsze niż podatek liniowy.

Krok 7: Założenie firmowego konta bankowego

Dla JDG nie ma obowiązku posiadania osobnego konta, ale w praktyce warto je mieć, szczególnie jeśli planujesz:

• prowadzić księgowość,

• współpracować z kontrahentami,

• rozliczać się z urzędami (np. VAT, ZUS).

💳 Konto firmowe pozwala lepiej oddzielić finanse prywatne od firmowych.

Krok 8: Uzyskanie koncesji, zezwoleń i licencji

Nie każda działalność może być prowadzona „z marszu”. Jeśli planujesz działać w sektorach regulowanych (np. transport, gastronomia, edukacja, ochrona osób i mienia), musisz uzyskać odpowiednie pozwolenia.

📌 Przykłady działalności wymagających koncesji:

• Sprzedaż alkoholu,

• Ochrona fizyczna mienia,

• Stacja kontroli pojazdów.

Sprawdź wymagania w bazie Biznes.gov.pl lub skontaktuj się z odpowiednim urzędem.

Krok 9: Rejestracja do VAT (jeśli dotyczy)

Obowiązek rejestracji VAT powstaje, gdy:

• Przekroczysz limit obrotu – obecnie 200 000 zł rocznie,

• Prowadzisz działalność z natury objętą VAT (np. doradztwo, sprzedaż towarów elektronicznych, usługi finansowe w niektórych przypadkach).

Wypełnij formularz VAT-R i złóż go w urzędzie skarbowym przed rozpoczęciem sprzedaży objętej VAT.

Podsumowanie

Choć formalności związane z założeniem działalności gospodarczej mogą wydawać się złożone, odpowiednie przygotowanie znacznie ułatwia proces. Wybór formy prawnej, rejestracja, zgłoszenia do ZUS i urzędu skarbowego, a także decyzje dotyczące podatków i pozwoleń – to wszystko warto zaplanować z wyprzedzeniem.

Jeśli czujesz się niepewnie lub nie masz czasu, skorzystaj z pomocy biura rachunkowego. Specjalista pomoże Ci nie tylko w założeniu firmy, ale także w dalszym prowadzeniu księgowości i optymalizacji podatkowej.

🎯 Powodzenia w realizacji Twojego biznesowego planu! Niech będzie to początek udanej i świadomej przygody z przedsiębiorczością.