Działalność gospodarcza

Jako przedsiębiorca chcesz zabezpieczyć swoje pieniądze podczas nawiązywania współpracy z kontrahentami? W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej. Poniżej dowiesz się, co to za dokument i jakie elementy zawiera.

Faktura zaliczkowa to dokument sporządzany w celu pobrania zaliczki przez przedsiębiorcę przed uiszczeniem transakcji. Jej główną zaletą jest możliwość pokrycia kosztów związanych z wykonaniem określonej czynności zawartej w umowie. Pełni ona również rolę zabezpieczającą przez ewentualnymi oszustwami ze strony kontrahentów.

Uzyskanie wpłaty w formie zaliczki trzeba odpowiednio udokumentować – pilnując terminów wystawiania takich dokumentów.

Kiedy powinniśmy wystawiać faktury zaliczkowe?

Kiedy przedsiębiorca otrzymuje takową zaliczkę zaczyna go obowiązywać podatek VAT. Taki obowiązek wskazuje, że przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową w terminie do 15 dnia następnego miesiąca od otrzymania wpłaty zaliczkowej.

Kiedy faktur zaliczkowych wystawiać nie musimy?

Jeżeli cała sytuacja, czyli otrzymanie zaliczki i dostawa towarów lub wykonanie usługi dokonane jest w jednym miesiącu to obowiązek wystawiania faktur końcowych nie jest konieczny. W innym wypadku przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzenia faktury zaliczkowej a następnie po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towarów sporządzenie faktury domykającej (rozliczeniowej), która zamknie całą transakcję.

UWAGA! Od 1.09.2023 r. z nowego ust. 1a w art. 106b (dodanego nowelizacją ustawy o VAT z 16.06.2023 r., DzU poz. 1598) wynika wprost, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty, o której mowa w tym przepisie, otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał tę zapłatę.

Mimo wykonania dostawy/usługi w miesiącu otrzymania zaliczki faktury zaliczkowe muszą być jednak wystawiane, jeżeli zaliczka dotyczy:

• usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych,
• czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów,
• faktur wystawianych na żądanie nabywcy.

Jakie informacje powinny znajdować się na fakturze zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa wizualnie oraz formalnie jest podobna do standardowej faktury. Na dokumencie zaliczkowym muszą występować takie informacje jak:

• Data wystawienia,
• Numer identyfikujący fakturę,
• Dane podatnika i nabywcy,
• Numer identyfikacji podatkowej,
• Data otrzymania naliczki,
• Dane zamówienia (nazwa, cena, ilość, wartość itp.),
• Wartość podatku.

Przy jakich usługach nie wystawia się faktury zaliczkowej?

Faktur zaliczkowych nie wystawia się w kliku przypadkach, a mianowicie gdy wykonywane są takie usługi jak:

• dostawa energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej i gazu przewodowego,
• usługi telekomunikacyjne,
• dostarczanie lub uzdatnianie wody wodociągowej,
• dzierżawa, najem, leasing,
• ochrona osób, dozoru i mienia,
• świadczenie obsługi biurowej i prawnej,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Ustawa o VAT opisuje wszystkie te czynności i mówi, że obowiązek podatkowy w tych przypadkach nie powstaje, co pozwala na niewystawianie faktur zaliczkowych.