Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wydatkami, które przedsiębiorcy chcieliby rozliczyć w kosztach firmy. Jednym z częściej pojawiających się pytań jest to, czy obiad z kontrahentem w restauracji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale warto znać aktualne stanowisko organów skarbowych oraz orzecznictwo sądowe, które pozwalają podejmować bezpieczne decyzje księgowe.
Obiad firmowy w kosztach działalności – jak było kiedyś?
Jeszcze do 2006 roku wydatki na posiłki w restauracjach były traktowane jako koszty reprezentacji i reklamy. Można było je rozliczać w kosztach firmy, ale tylko do wysokości 0,25% przychodów. Zmiana przepisów w 2007 roku całkowicie zmieniła podejście do tej kategorii wydatków. Od tej pory:
wydatki na reklamę można ujmować w kosztach bez ograniczeń,
wydatki na reprezentację zostały całkowicie wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.
W praktyce wywołało to wiele sporów między przedsiębiorcami a urzędami skarbowymi. Dlaczego? Ponieważ pojęcie „reprezentacja” nie zostało zdefiniowane w przepisach, co otworzyło pole do różnej interpretacji.
Reprezentacja — co to właściwie jest?
Ponieważ brakuje legalnej definicji „reprezentacji”, organy skarbowe i sądy administracyjne zaczęły posiłkować się definicjami słownikowymi i logiką celowościową.
W jednym z kluczowych orzeczeń Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wskazał, że:
„Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.”
To oznacza, że jeżeli głównym celem spotkania w restauracji jest wywarcie pozytywnego wrażenia, budowanie prestiżu firmy lub jej pozytywnego wizerunku, to koszty takiego spotkania będą traktowane jako reprezentacja i nie będą mogły zostać rozliczone podatkowo.
Kiedy obiad można wrzucić w koszty działalności?
Zgodnie z obecnym stanowiskiem organów podatkowych i interpretacją ogólną Ministra Finansów z 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), obiad z kontrahentem może być kosztem firmy, jeśli spełnia określone warunki:
ma charakter biznesowy – np. negocjacje umowy, ustalenie warunków współpracy, spotkanie robocze,
nie służy wyłącznie budowaniu wizerunku przedsiębiorstwa,
dotyczy bieżącej działalności firmy.
To dobra wiadomość dla przedsiębiorców – takie spotkania są dziś standardem, szczególnie w sektorach usługowych, gdzie relacje z kontrahentami mają kluczowe znaczenie.
Przykłady sytuacji, w których obiad może (lub nie może) być kosztem firmy
✅ Przykład 1: Spotkanie negocjacyjne z klientem
Przedsiębiorca prowadzący firmę IT spotyka się z potencjalnym klientem w restauracji, aby omówić warunki realizacji dużego projektu. Faktura za posiłek, na którym uzgadniano konkretne warunki współpracy, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
❌ Przykład 2: Kolacja z okazji otwarcia nowego biura
Właściciel kancelarii zaprasza klientów na uroczystą kolację z okazji otwarcia nowej siedziby firmy. Celem spotkania jest wywarcie pozytywnego wrażenia i zbudowanie prestiżu. Taki wydatek zostanie uznany za reprezentację i nie może być rozliczony jako koszt firmowy.
Biuro rachunkowe radzi: jak prawidłowo zaksięgować obiad z kontrahentem?
Aby zabezpieczyć się na wypadek kontroli skarbowej, warto zadbać o odpowiednią dokumentację i uzasadnienie biznesowego charakteru spotkania:
Faktura powinna być wystawiona na firmę i zawierać wyłącznie koszty gastronomiczne – bez alkoholu.
Opis w systemie księgowym powinien wskazywać na cel spotkania, np. „Omówienie warunków współpracy z kontrahentem X”.
Notatka służbowa lub e-mail potwierdzająca temat rozmów będzie dodatkowym atutem.
Spotkanie powinno dotyczyć bieżącej działalności gospodarczej, a nie promocji czy marketingu.
A co z VAT-em? Tu przepisy są jednoznaczne
Nawet jeśli wydatek na obiad spełnia warunki kosztu uzyskania przychodu, to i tak przedsiębiorca nie może odliczyć VAT-u. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, od usług gastronomicznych VAT-u się nie odlicza. Wydatek księgujemy w kwocie brutto.
Dodatkowo trzeba pamiętać, że zakup alkoholu nie może być zaliczony do kosztów podatkowych – nawet jeśli był elementem spotkania biznesowego.
Podsumowanie – najważniejsze zasady w pigułce
Obiad w restauracji może być kosztem firmy, jeśli ma konkretny cel biznesowy.
Wydatki służące wyłącznie budowaniu wizerunku są traktowane jako reprezentacja i nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
Od usług gastronomicznych nie odliczamy VAT-u – księgujemy całość w kwocie brutto.
Alkohol zawsze wyłączony jest z kosztów – nie warto ryzykować.
Warto zadbać o dokumentację i uzasadnienie – to ułatwi ewentualną kontrolę.
Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek możesz bezpiecznie rozliczyć w firmie, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym Actarius.
Od 18 lat wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu przejrzystej i zgodnej z przepisami księgowości. Pomożemy Ci ocenić ryzyko podatkowe, a także poprawnie ująć wydatki w ewidencji księgowej.