Od 1 stycznia 2026 roku zacznie obowiązywać nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Zmiany, które wprowadza Ministerstwo Finansów, są największe od wielu lat i obejmują zarówno sam wygląd księgi, jak i sposób jej prowadzenia oraz przechowywania dokumentów.
PKPiR tylko w formie elektronicznej
Nowe przepisy przewidują, że podstawowym sposobem prowadzenia księgi będzie forma elektroniczna. Oznacza to obowiązek korzystania z programów komputerowych. Wyjątek dotyczy jedynie osób prowadzących działalność na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia.
Nowe kolumny i rozszerzony zakres danych
Od 2026 roku księga zyska dwie nowe kolumny:
w kolumnie 3 należy wpisać numer identyfikujący fakturę wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF),
w kolumnie 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta.
Dzięki temu PKPiR zostanie dostosowana do nowych wymogów elektronicznego fakturowania i raportowania.
Koniec preferencji i zwolnień
Zmiany obejmują również:
likwidację uproszczonej księgi dla rolników prowadzących gospodarstwa bez pracowników,
zniesienie możliwości uzyskania zwolnienia z prowadzenia PKPiR (wcześniej możliwego na wniosek do urzędu skarbowego).
Każdy przedsiębiorca będzie musiał prowadzić księgę zgodnie z pełnym zakresem obowiązujących przepisów.
Aktualizacje definicji i zasady ewidencji sprzedaży
Nowe rozporządzenie usuwa część definicji przeniesionych z ustawy o PIT, w tym definicję przychodu czy środków trwałych. Zmieniono też definicję biura rachunkowego.
Co ważne, przepisy znoszą możliwość wykorzystywania ewidencji sprzedaży przez podatników zwolnionych z VAT jako podstawy do zapisów w księdze.
Mniej uproszczeń, więcej precyzji
W nowym rozporządzeniu:
nie będzie można stosować dziennych zestawień faktur jako dowodów księgowych – każda faktura będzie musiała być wpisana oddzielnie,
paragon bez NIP nie będzie już dowodem księgowym,
korekty raportów fiskalnych będą wymagały sporządzenia dowodu wewnętrznego, a nie notatek na odwrocie raportu.
To oznacza więcej indywidualnych zapisów, ale też większą przejrzystość rozliczeń.
Nowe terminy i zasady przechowywania
Niezależnie od tego, kto prowadzi księgę – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe – wpisy będą musiały być dokonywane najpóźniej do 20. dnia miesiąca po miesiącu, którego dotyczą.
Zniesiono też szczegółowe przepisy dotyczące miejsca przechowywania księgi – obowiązywać będzie jedynie ogólna zasada z Ordynacji podatkowej, że dokumenty należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Spis z natury i inne zmiany techniczne
Spis z natury od 2026 roku będzie podpisywany wyłącznie przez właściciela (lub wspólników), a do PKPiR wpisywana będzie tylko jego wartość. Znikają także przepisy określające warunki, jakim musi odpowiadać elektroniczna księga, by uznać ją za prawidłową.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Zmiany w PKPiR oznaczają konieczność dostosowania się do nowych standardów cyfrowych. W praktyce przedsiębiorcy powinni już teraz:
upewnić się, że korzystają z oprogramowania zgodnego z nowymi przepisami,
przygotować się na częstsze i dokładniejsze księgowania,
skonsultować się z biurem rachunkowym, które pomoże wdrożyć nowe rozwiązania w bezpieczny sposób.
Jeśli chcesz przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany – zespół Actarius chętnie Ci w tym pomoże.
Doradzimy, jak dostosować systemy księgowe i dokumentację, aby od 1 stycznia 2026 r. prowadzić księgi zgodnie z nowymi przepisami.
📞 Skontaktuj się z nami – zadbaj o spokój i porządek w swoich finansach już dziś.