Od 18 października 2026 r. zmieniają się zasady wystawiania orzeczeń medycyny pracy. Dokumenty potwierdzające zdolność pracownika do wykonywania pracy będą co do zasady wystawiane wyłącznie elektronicznie. Dla pracodawców i działów kadrowych oznacza to przede wszystkim zmianę sposobu obiegu dokumentacji związanej z badaniami pracowników.
Cyfryzacja coraz wyraźniej wkracza również do obszaru kadr i prawa pracy. Po elektronicznych zwolnieniach czy e-receptach przyszedł czas na elektroniczne orzeczenia medycyny pracy.
Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. Do 17 października 2026 r. trwa okres przejściowy, podczas którego lekarze mogą wystawiać orzeczenia zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października 2026 r. elektroniczna forma orzeczeń stanie się zasadą obowiązującą.
Jak będą wyglądały badania pracowników od 18 października 2026 r.?
Sama procedura przeprowadzania badań profilaktycznych nie ulega zasadniczej zmianie. Nadal pracownicy będą kierowani na badania wstępne, okresowe i kontrolne, a lekarz medycyny pracy będzie oceniał, czy dana osoba jest zdolna do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Zmienia się natomiast forma wystawiania i obiegu dokumentów.
Po przeprowadzeniu badania lekarz wystawi orzeczenie medycyny pracy w formie elektronicznej. Dokument zostanie zapisany w systemie e-zdrowia jako element elektronicznej dokumentacji medycznej.
Pracownik będzie mógł znaleźć swoje orzeczenie na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP) w części dotyczącej danych medycznych i medycyny pracy. Będzie mógł również pobrać dokument w formacie PDF. Na życzenie pracownika lekarz może przygotować także wydruk elektronicznego orzeczenia.
Co zobaczy pracodawca?
Cyfryzacja medycyny pracy w 2026 roku nie oznacza, że pracodawca uzyska dostęp do pełnej dokumentacji medycznej pracownika.
Pracodawca powinien otrzymać wyłącznie informacje niezbędne z punktu widzenia zatrudnienia pracownika na określonym stanowisku. Chodzi przede wszystkim o informację, czy pracownik jest zdolny lub niezdolny do wykonywania danej pracy, a także o termin kolejnego badania okresowego.
W orzeczeniu mogą znaleźć się również zalecenia mające znaczenie dla organizacji stanowiska pracy, np. dotyczące stosowania okularów lub soczewek korygujących czy odpowiedniego dostosowania warunków pracy.
Pracodawca nie otrzyma natomiast wyników badań, informacji o rozpoznanych chorobach ani innych szczegółowych informacji dotyczących stanu zdrowia pracownika.
Jak elektroniczne orzeczenie trafi do pracodawcy?
To jedna z kwestii, na którą firmy powinny zwrócić szczególną uwagę przed wejściem nowych zasad.
Orzeczenie może być przekazywane pracodawcy przez jednostkę medycyny pracy, w której wykonywane było badanie. Sposób oraz termin przekazywania dokumentów powinny wynikać z umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a placówką medycyny pracy.
Dlatego warto już teraz sprawdzić, czy obowiązująca umowa uwzględnia elektroniczny obieg orzeczeń i czy wewnętrzne procedury kadrowe są dostosowane do nowych zasad.
Czy dotychczasowe papierowe orzeczenia stracą ważność?
Nie.
Jeżeli pracownik posiada ważne orzeczenie medycyny pracy wystawione wcześniej w formie papierowej, zmiana przepisów nie oznacza konieczności ponownego kierowania go na badania.
Dokumenty prawidłowo wystawione przed zakończeniem okresu przejściowego zachowują swoją ważność. Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim sposobu wystawiania kolejnych orzeczeń.
Co powinni zrobić pracodawcy przed 18 października?
Przed wejściem nowych zasad warto przede wszystkim zweryfikować umowę zawartą z jednostką medycyny pracy, ustalić sposób otrzymywania elektronicznych orzeczeń oraz sprawdzić procedury stosowane w dziale kadr.
Warto również upewnić się, że osoby odpowiedzialne za kadry i płace wiedzą, jak postępować z nową formą dokumentacji oraz w jaki sposób będzie ona przechowywana w dokumentacji pracowniczej.
Zmiana ma przede wszystkim uprościć obieg dokumentów i ograniczyć konieczność przekazywania papierowych zaświadczeń pomiędzy lekarzem, pracownikiem a pracodawcą. Zakres samych badań oraz sposób oceny zdolności pracownika do pracy pozostają bez zmian.
Elektroniczna medycyna pracy – kolejny krok w cyfryzacji kadr
Dla przedsiębiorców to kolejna zmiana pokazująca, że cyfryzacja dokumentacji pracowniczej staje się stałym elementem prowadzenia firmy.
Choć elektroniczny obieg dokumentów docelowo ma ograniczyć formalności, każda zmiana przepisów wymaga odpowiedniego przygotowania działów kadrowych i aktualizacji stosowanych procedur.
Prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że dokumentacja pracownicza oraz sprawy kadrowo-płacowe są prowadzone zgodnie z aktualnymi przepisami?
W Biurze Rachunkowym Actarius zajmujemy się kompleksową obsługą księgową oraz kadrowo-płacową przedsiębiorców. Śledzimy zmiany w przepisach, aby nasi Klienci mogli skoncentrować się na prowadzeniu i rozwijaniu swoich firm.
Biuro Rachunkowe Actarius s.c.
Lubelska 30, 10-407 Olsztyn
tel. 89 533 07 98
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).