Czy wiesz, że faktura wystawiona w KSeF przez nabywcę może nie dawać prawa do odliczenia VAT, nawet jeśli zawiera prawidłowe dane? Wszystko zależy od tego, w jaki sposób została zaakceptowana przez sprzedawcę.
Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje, że przy samofakturowaniu liczy się nie tylko treść dokumentu, ale również moment i forma jego zatwierdzenia.
Sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić samofakturowanie w KSeF i jakich błędów należy unikać.
Czym jest samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie to rozwiązanie, w którym fakturę dokumentującą sprzedaż wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca towaru lub usługi — w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Takie rozwiązanie jest dopuszczalne na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że strony wcześniej zawrą odpowiednią umowę określającą procedurę zatwierdzania faktur.
Samofakturowanie jest wykorzystywane m.in. w relacjach z podwykonawcami, dostawcami produktów czy przedsiębiorstwami realizującymi dużą liczbę regularnych transakcji.
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zlikwidowało samofakturowania. Zmieniło natomiast techniczny sposób wystawiania faktur i uwypukliło znaczenie ich wcześniejszej akceptacji.
Akceptacja faktury przed czy po wysłaniu do KSeF?
To właśnie ta kwestia wywołuje najwięcej wątpliwości.
W interpretacji indywidualnej z 1 października 2026 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.509.2026.2.KM) Dyrektor KIS odniósł się do procedury, w której nabywca przygotowywał rozliczenie w formacie PDF, przesyłał je dostawcy, a następnie wystawiał fakturę w KSeF.
Organ podatkowy zakwestionował taki model.
Według Dyrektora KIS sprzedawca powinien zaakceptować projekt faktury w formacie XML jeszcze przed przesłaniem dokumentu do KSeF.
Dlaczego to ważne?
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przy użyciu KSeF. Po jej skutecznym przesłaniu do systemu dokument funkcjonuje już w obrocie prawnym.
Zdaniem fiskusa nie powinno więc dochodzić do sytuacji, w której faktura zostaje wystawiona, zanim sprzedawca zaakceptuje jej ostateczną treść.
Czy wystarczy przesłanie projektu faktury w PDF?
Niestety, według najnowszego stanowiska organu podatkowego — nie.
Dyrektor KIS uznał, że samo zatwierdzenie zestawienia danych w formacie PDF nie jest równoznaczne z zaakceptowaniem faktury ustrukturyzowanej.
W ocenie organu przedmiotem akceptacji powinien być projekt dokumentu w formacie XML, czyli w postaci odpowiadającej fakturze, która ma zostać przesłana do KSeF.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przyjrzenia się dotychczasowym procedurom.
Jeżeli firma korzysta z samofakturowania i przesyła kontrahentom jedynie podglądy faktur w PDF, warto zweryfikować, czy taki sposób postępowania nie powoduje ryzyka podatkowego.
Milcząca akceptacja faktury – czy nadal jest możliwa?
Dobra wiadomość: tak, milcząca akceptacja jest dopuszczalna.
Oznacza to, że strony mogą ustalić w umowie, iż brak zgłoszenia uwag lub sprzeciwu w określonym terminie będzie oznaczał zatwierdzenie projektu faktury.
Trzeba jednak pamiętać o dwóch warunkach:
Akceptacja powinna dotyczyć projektu faktury w formacie XML.
Termin na zgłoszenie zastrzeżeń musi upłynąć przed przesłaniem faktury do KSeF.
Przykładowo nabywca może przesłać sprzedawcy projekt XML z informacją, że brak sprzeciwu w ciągu dwóch dni roboczych będzie oznaczał jego akceptację.
Jeżeli sprzedawca nie zgłosi uwag w ustalonym terminie, nabywca może następnie przekazać zaakceptowany dokument do KSeF.
Ważne, aby takie zasady zostały odpowiednio opisane w umowie i były rzeczywiście przestrzegane.
Jak prawidłowo przeprowadzić samofakturowanie w KSeF?
Aby ograniczyć ryzyko błędów, warto uporządkować cały proces.
Krok 1. Zawrzyj umowę o samofakturowanie.
Strony powinny określić zasady wystawiania dokumentów, sposób ich zatwierdzania, terminy oraz postępowanie w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń.
Krok 2. Nadaj odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania. Sama umowa nie zastępuje uprawnienia w systemie.
Krok 3. Przygotuj projekt faktury XML.
Nabywca sporządza dokument zgodny z obowiązującą strukturą faktury ustrukturyzowanej FA(3).
Krok 4. Przekaż projekt do akceptacji.
Sprzedawca powinien mieć możliwość zweryfikowania treści dokumentu przed jego wystawieniem.
Krok 5. Uzyskaj akceptację.
Może ona nastąpić w sposób wyraźny, np. przez wiadomość e-mail, albo milczący — zgodnie z umową.
Krok 6. Prześlij zaakceptowaną fakturę do KSeF.
Dopiero po przeprowadzeniu uzgodnionej procedury dokument powinien trafić do systemu.
Warto również zachować potwierdzenia korespondencji i informacje dokumentujące przebieg akceptacji.
Jakie konsekwencje może mieć nieprawidłowa procedura?
Najpoważniejsze ryzyko dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT.
W interpretacji z 1 października 2026 r. Dyrektor KIS stwierdził, że w opisanym przez podatnika modelu zatwierdzania faktur nabywcy nie przysługiwałoby prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Organ powołał się m.in. na art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT.
To istotny sygnał ostrzegawczy dla firm korzystających z samofakturowania.
Należy przy tym pamiętać, że interpretacja indywidualna dotyczy konkretnego stanu faktycznego. Nie oznacza automatycznie, że każda nieprawidłowość w procesie zatwierdzania faktur skutkuje utratą prawa do odliczenia.
Pokazuje jednak, jak rygorystycznie organy podatkowe mogą oceniać tę procedurę.
Samofakturowanie w KSeF – o czym przedsiębiorcy powinni pamiętać?
Jeżeli Twoja firma korzysta z samofakturowania, sprawdź przede wszystkim:
Czy zawarta umowa odpowiada aktualnemu sposobowi wystawiania faktur?
Czy nabywca ma odpowiednie uprawnienia w KSeF?
Czy sprzedawca otrzymuje do akceptacji projekt XML?
Czy zatwierdzenie następuje przed wysłaniem faktury do systemu?
Czy można udokumentować przebieg procedury?
Czy zasady wystawiania faktur korygujących zostały odpowiednio ustalone?
Pamiętaj: automatyzacja fakturowania powinna ułatwiać pracę, a nie tworzyć dodatkowe ryzyko podatkowe.
Actarius – księgowość, na której możesz polegać
Przepisy podatkowe i zasady korzystania z KSeF wymagają od przedsiębiorców coraz większej uwagi. Nawet pozornie drobna nieprawidłowość w obiegu dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji.
W Biurze Rachunkowym Actarius od 2007 roku wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu księgowości i rozliczeniach podatkowych.
Pomagamy naszym klientom z Olsztyna i całej Polski odnaleźć się w zmieniających się przepisach i uporządkować kwestie związane z dokumentacją księgową.
Masz pytania dotyczące samofakturowania, KSeF lub rozliczania VAT? Skontaktuj się z nami!
Biuro Rachunkowe Actarius s.c.
ul. Lubelska 30, 10-407 Olsztyn
Tel. 89 533 07 98
Podstawa prawna i źródła: art. 106d ust. 1 oraz art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 października 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.509.2026.2.KM; materiały informacyjne Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF 2.0.
Stan prawny i interpretacyjny na 25 października 2026 r.