Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, stał się w 2026 roku codziennością dla wielu polskich przedsiębiorców. Wraz z jego wprowadzeniem pojawiło się jednak sporo praktycznych pytań. Czy wszystkie faktury są teraz w KSeF? Czy dokumenty nadal trzeba przekazywać księgowej? Co zrobić, jeśli na fakturze pojawi się błąd? Czy biuro rachunkowe automatycznie widzi faktury swojego klienta?
To właśnie takie pytania przedsiębiorcy zadają obecnie najczęściej.
Dlatego zamiast kolejnego teoretycznego wyjaśnienia, czym jest KSeF, przygotowaliśmy praktyczny poradnik. Odpowiadamy w nim na 10 pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, które mogą pojawić się podczas codziennego prowadzenia firmy.
1. Czy KSeF jest już obowiązkowy w 2026 roku?
Tak, ale obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z czasowego odroczenia.
Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty do 1 stycznia 2027 roku.
Co istotne, czym innym jest obowiązek wystawiania, a czym innym otrzymywania faktur. Obowiązek otrzymywania faktur za pośrednictwem KSeF funkcjonuje już od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Dlatego nawet przedsiębiorca, który korzysta jeszcze z odroczenia dotyczącego wystawiania faktur, powinien wiedzieć, jak działa system.
2. Czy wszystkie faktury znajdę teraz w KSeF?
Nie. I jest to jedna z najważniejszych rzeczy, o których powinien pamiętać przedsiębiorca.
KSeF nie oznacza, że absolutnie każdy dokument związany z prowadzoną działalnością automatycznie znajdzie się w jednym systemie.
Zakres KSeF wynika z przepisów i istnieją sytuacje, w których dokument może funkcjonować poza systemem. Inne zasady dotyczą również m.in. faktur wystawianych na rzecz konsumentów – ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne.
Dlatego nie warto przyjmować zasady:
„Mam KSeF, więc wszystkie dokumenty księgowe na pewno są już u mojej księgowej”.
Niekoniecznie.
3. Czy skoro korzystam z KSeF, muszę nadal przekazywać dokumenty do biura rachunkowego?
Tak – KSeF nie zastępuje całego obiegu dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.
To jeden z mitów, z którym możemy spotkać się po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF.
System dotyczy przede wszystkim faktur ustrukturyzowanych. Tymczasem księgowość firmy to znacznie więcej niż same faktury znajdujące się w KSeF.
W zależności od rodzaju działalności i sposobu jej rozliczania biuro rachunkowe może nadal potrzebować innych dokumentów i informacji związanych z prowadzoną działalnością.
Dlatego warto ustalić ze swoim biurem rachunkowym jasne zasady: które dokumenty są pobierane bezpośrednio z KSeF, a które nadal powinny być przekazywane przez przedsiębiorcę.
4. Czy biuro rachunkowe automatycznie uzyskuje dostęp do mojego KSeF?
Nie.
Samo podpisanie umowy z biurem rachunkowym nie oznacza automatycznego dostępu biura do faktur przedsiębiorcy znajdujących się w KSeF.
W systemie funkcjonują odpowiednie uprawnienia.
Przedsiębiorca może nadać uprawnienia bezpośrednio całemu biuru rachunkowemu. Co ważne, nie ma konieczności nadawania ich oddzielnie każdemu pracownikowi biura. W odpowiedniej konfiguracji biuro może następnie delegować uprawnienia swoim pracownikom.
Zakres nadanych uprawnień ma znaczenie – może obejmować m.in. dostęp do faktur czy możliwość ich wystawiania.
Warto więc przed rozpoczęciem współpracy lub podczas wdrażania KSeF ustalić z księgową, jakie uprawnienia będą potrzebne.
5. Czy fakturę z KSeF trzeba drukować?
KSeF jest systemem elektronicznym, dlatego drukowanie każdej faktury tylko po to, aby później przekazać papierowy dokument księgowej, mija się z ideą cyfrowego obiegu faktur.
W praktyce sposób pracy zależy jednak również od organizacji obiegu dokumentów w konkretnej firmie.
Warto wykorzystać wprowadzenie KSeF jako okazję do uporządkowania procesów. Zamiast tworzyć dodatkowe segregatory i przechowywać niepotrzebne wydruki, można ustalić z biurem rachunkowym wygodny cyfrowy sposób przekazywania pozostałych dokumentów.
Mniej papieru, mniej segregatorów i – miejmy nadzieję – mniej poszukiwania faktury, która „na pewno gdzieś tutaj była”. 😉
6. Co zrobić, jeśli na fakturze w KSeF znajduje się błąd?
Po wystawieniu faktury i wprowadzeniu jej do KSeF nie można po prostu wejść do dokumentu, poprawić jednej cyfry i zapisać go ponownie.
Jeżeli faktura zawiera błąd wymagający korekty, należy zastosować właściwy sposób jego poprawienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
To kolejny powód, dla którego przed wysłaniem faktury do KSeF warto dokładnie sprawdzić dane kontrahenta, wartości, stawki VAT oraz pozostałe informacje znajdujące się na dokumencie.
Kilka dodatkowych sekund poświęconych na weryfikację może później oszczędzić sporo pracy.
7. Co się stanie, jeżeli KSeF będzie miał awarię?
Ustawodawca przewidział sytuacje, w których KSeF może być czasowo niedostępny.
Funkcjonują szczególne tryby wystawiania faktur, w tym rozwiązania stosowane podczas oficjalnie ogłoszonej awarii systemu.
Jeżeli Ministerstwo Finansów ogłosi awarię KSeF, przedsiębiorca nadal może wystawiać faktury zgodnie z przewidzianą procedurą. Dokument wystawiony w trybie awaryjnym należy następnie przesłać do KSeF w odpowiednim terminie po zakończeniu awarii.
Warto więc wiedzieć wcześniej, jak zachować się w takiej sytuacji, zamiast szukać instrukcji dopiero wtedy, gdy trzeba pilnie wystawić fakturę klientowi.
8. Czy do korzystania z KSeF trzeba kupić specjalny program?
Nie oznacza to automatycznie konieczności zakupu drogiego programu do fakturowania.
Ministerstwo Finansów udostępnia własne narzędzia umożliwiające korzystanie z KSeF. Przedsiębiorcy mogą również korzystać z komercyjnych programów księgowych i systemów zintegrowanych z KSeF.
Wybór rozwiązania powinien zależeć przede wszystkim od skali działalności oraz liczby wystawianych dokumentów.
Dla mikrofirmy wystawiającej kilka faktur miesięcznie potrzeby będą zupełnie inne niż dla przedsiębiorstwa generującego setki czy tysiące dokumentów.
9. Czy KSeF oznacza koniec współpracy z księgową?
Zdecydowanie nie.
KSeF zmienia przede wszystkim sposób wystawiania, przesyłania i odbierania faktur. Nie podejmuje jednak za przedsiębiorcę decyzji podatkowych i nie zastępuje kompleksowej obsługi księgowej.
Księgowość to nie tylko wprowadzanie danych z faktury do programu.
To również m.in. prawidłowe rozliczenia, podatki, analiza dokumentów, kontrolowanie terminów, kontakt z urzędami, interpretowanie zmieniających się przepisów czy obsługa kadrowo-płacowa.
Automatyzacja może znacznie usprawnić pracę, ale nadal niezwykle ważne jest prawidłowe zakwalifikowanie zdarzeń gospodarczych i ocena ich skutków podatkowych.
Można więc powiedzieć, że KSeF zmienia sposób pracy księgowej – ale jej nie zastępuje.
10. Jak najlepiej przygotować firmę do pracy z KSeF?
Przede wszystkim nie traktować KSeF wyłącznie jako kolejnego obowiązku podatkowego.
Dobrze wdrożony system może uporządkować obieg dokumentów i usprawnić współpracę pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.
Warto przede wszystkim:
• sprawdzić, czy firma jest już objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF,
• upewnić się, że osoby odpowiedzialne za fakturowanie mają odpowiednie dostępy,
• nadać właściwe uprawnienia biuru rachunkowemu,
• ustalić, które dokumenty biuro pobiera z KSeF, a które nadal należy przekazywać,
• sprawdzić, czy używany program do fakturowania jest prawidłowo zintegrowany z KSeF,
• ustalić procedurę postępowania w przypadku błędów lub problemów z dostępem do systemu.
Im lepiej firma uporządkuje te kwestie, tym mniej problemów pojawi się później.
KSeF a współpraca z biurem rachunkowym – co się zmieniło?
KSeF jest dużą zmianą zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla księgowych. Może jednak przynieść również korzyści.
Cyfrowy obieg faktur pozwala ograniczyć część ręcznego przekazywania dokumentów i może usprawnić ich księgowanie. Nie oznacza jednak, że kontakt pomiędzy przedsiębiorcą a księgową przestaje być potrzebny.
Wręcz przeciwnie.
Dobra komunikacja staje się jeszcze ważniejsza, ponieważ przedsiębiorca i biuro rachunkowe powinni jasno określić zasady obiegu dokumentów oraz odpowiedzialność za poszczególne czynności w KSeF.
KSeF bez stresu? Z dobrym przygotowaniem – zdecydowanie!
Nowe rozwiązania podatkowe niemal zawsze budzą wątpliwości. KSeF nie jest tutaj wyjątkiem.
Najważniejsze jest jednak to, aby przedsiębiorca wiedział, jakie obowiązki dotyczą jego firmy i nie zakładał, że po wdrożeniu systemu wszystko będzie odbywało się automatycznie.
W Biurze Rachunkowym Actarius od 2007 roku wspieramy małe i średnie firmy w prowadzeniu księgowości oraz obsłudze kadrowo-płacowej. Obsługujemy przedsiębiorców z Olsztyna, ale również firmy z całej Polski.
Pomagamy naszym Klientom odnaleźć się w zmieniających się przepisach i nowych obowiązkach – również tych związanych z KSeF.
Jeżeli masz pytania dotyczące KSeF, księgowości swojej firmy lub współpracy z biurem rachunkowym, zapraszamy do kontaktu.
Biuro Rachunkowe Actarius s.c.
Lubelska 30, 10-407 Olsztyn
tel. 89 533 07 98
Bo księgowość nie powinna polegać na zastanawianiu się: „Czy na pewno o czymś nie zapomniałem?”. Od tego jesteśmy my.