koszty firmy

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wydatkami, które przedsiębiorcy chcieliby rozliczyć w kosztach firmy. Jednym z częściej pojawiających się pytań jest to, czy obiad z kontrahentem w restauracji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale warto znać aktualne stanowisko organów skarbowych oraz orzecznictwo sądowe, które pozwalają podejmować bezpieczne decyzje księgowe.

Obiad firmowy w kosztach działalności – jak było kiedyś?

Jeszcze do 2006 roku wydatki na posiłki w restauracjach były traktowane jako koszty reprezentacji i reklamy. Można było je rozliczać w kosztach firmy, ale tylko do wysokości 0,25% przychodów. Zmiana przepisów w 2007 roku całkowicie zmieniła podejście do tej kategorii wydatków. Od tej pory:

• wydatki na reklamę można ujmować w kosztach bez ograniczeń,

• wydatki na reprezentację zostały całkowicie wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.

W praktyce wywołało to wiele sporów między przedsiębiorcami a urzędami skarbowymi. Dlaczego? Ponieważ pojęcie „reprezentacja” nie zostało zdefiniowane w przepisach, co otworzyło pole do różnej interpretacji.

Reprezentacja — co to właściwie jest?

Ponieważ brakuje legalnej definicji „reprezentacji”, organy skarbowe i sądy administracyjne zaczęły posiłkować się definicjami słownikowymi i logiką celowościową.

W jednym z kluczowych orzeczeń Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wskazał, że:

„Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.”

To oznacza, że jeżeli głównym celem spotkania w restauracji jest wywarcie pozytywnego wrażenia, budowanie prestiżu firmy lub jej pozytywnego wizerunku, to koszty takiego spotkania będą traktowane jako reprezentacja i nie będą mogły zostać rozliczone podatkowo.

Kiedy obiad można wrzucić w koszty działalności?

Zgodnie z obecnym stanowiskiem organów podatkowych i interpretacją ogólną Ministra Finansów z 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), obiad z kontrahentem może być kosztem firmy, jeśli spełnia określone warunki:

• ma charakter biznesowy – np. negocjacje umowy, ustalenie warunków współpracy, spotkanie robocze,

• nie służy wyłącznie budowaniu wizerunku przedsiębiorstwa,

• dotyczy bieżącej działalności firmy.

To dobra wiadomość dla przedsiębiorców – takie spotkania są dziś standardem, szczególnie w sektorach usługowych, gdzie relacje z kontrahentami mają kluczowe znaczenie.

Przykłady sytuacji, w których obiad może (lub nie może) być kosztem firmy

✅ Przykład 1: Spotkanie negocjacyjne z klientem

Przedsiębiorca prowadzący firmę IT spotyka się z potencjalnym klientem w restauracji, aby omówić warunki realizacji dużego projektu. Faktura za posiłek, na którym uzgadniano konkretne warunki współpracy, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

❌ Przykład 2: Kolacja z okazji otwarcia nowego biura

Właściciel kancelarii zaprasza klientów na uroczystą kolację z okazji otwarcia nowej siedziby firmy. Celem spotkania jest wywarcie pozytywnego wrażenia i zbudowanie prestiżu. Taki wydatek zostanie uznany za reprezentację i nie może być rozliczony jako koszt firmowy.

Biuro rachunkowe radzi: jak prawidłowo zaksięgować obiad z kontrahentem?

Aby zabezpieczyć się na wypadek kontroli skarbowej, warto zadbać o odpowiednią dokumentację i uzasadnienie biznesowego charakteru spotkania:

1. Faktura powinna być wystawiona na firmę i zawierać wyłącznie koszty gastronomiczne – bez alkoholu.

2. Opis w systemie księgowym powinien wskazywać na cel spotkania, np. „Omówienie warunków współpracy z kontrahentem X”.

3. Notatka służbowa lub e-mail potwierdzająca temat rozmów będzie dodatkowym atutem.

4. Spotkanie powinno dotyczyć bieżącej działalności gospodarczej, a nie promocji czy marketingu.

A co z VAT-em? Tu przepisy są jednoznaczne

Nawet jeśli wydatek na obiad spełnia warunki kosztu uzyskania przychodu, to i tak przedsiębiorca nie może odliczyć VAT-u. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, od usług gastronomicznych VAT-u się nie odlicza. Wydatek księgujemy w kwocie brutto.

Dodatkowo trzeba pamiętać, że zakup alkoholu nie może być zaliczony do kosztów podatkowych – nawet jeśli był elementem spotkania biznesowego.

Podsumowanie – najważniejsze zasady w pigułce

• Obiad w restauracji może być kosztem firmy, jeśli ma konkretny cel biznesowy.

• Wydatki służące wyłącznie budowaniu wizerunku są traktowane jako reprezentacja i nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

• Od usług gastronomicznych nie odliczamy VAT-u – księgujemy całość w kwocie brutto.

• Alkohol zawsze wyłączony jest z kosztów – nie warto ryzykować.

• Warto zadbać o dokumentację i uzasadnienie – to ułatwi ewentualną kontrolę.

Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek możesz bezpiecznie rozliczyć w firmie, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym Actarius.

Od 18 lat wspieramy przedsiębiorców w prowadzeniu przejrzystej i zgodnej z przepisami księgowości. Pomożemy Ci ocenić ryzyko podatkowe, a także poprawnie ująć wydatki w ewidencji księgowej.